Office-Vorlagen verteilen

In diesem Video zeigen wir dir, wie du Vorlagen für Microsoft 365 Apps mittels SharePoint Online verteilen kannst. Durch die Verteilung über SharePoint Online erhalten auch Home-Office-Nutzer und Außenstellen stets aktuelle Office-Vorlagen.

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Zur Verteilung benötigst du eine SharePoint Online Dokumentenbibliothek. Nach deren Erstellung muss sichergestellt werden, dass alle Nutzer Lesezugriff darauf haben. Die Berechtigungen können angepasst werden, sodass nur Seitenbesitzer Vorlagen erstellen oder ändern können.

Mit dem folgenden PowerShell-Script kann die Dokumentenbibliothek als Assets Library definiert werden. Nachdem die Office-Vorlagen in die Dokumentenbibliothek hochgeladen wurden, dauert die initiale Verteilung einige Stunden bis zu einem Tag. Anschließend sind Änderungen an den Vorlagen quasi in Echtzeit in den Office-Anwendungen sichtbar.

Configure-SPOAssetsLibrary.ps1

<#
.SYNOPSIS
   Konfiguration einer SharePoint Online Assets Library
 
.DESCRIPTION
   Dieses Script dient der Konfiguration einer SPO-Dokumentenbibliothek als organisationsweite
   Assets Library. Office-Vorlagen innerhalb der Bibliothek werden den Usern in Office-Anwendungen
   wie Word, Excel oder PowerPoint beim Erstellen neuer Dokumente angezeigt.

.NOTES
  Version:        
  Author:         Raphael Baud
  Creation Date:  2023-03-08
  Purpose/Change: initial creation
#>


#URLs definieren
$AdminSiteURL= "https://tenant-admin.sharepoint.com"
$SiteURL = "https://tenant.sharepoint.com/sites/SiteName"
$LibraryURL = "https://tenant.sharepoint.com/sites/SiteName/LibraryName"

#Modul installieren, wenn nicht vorhanden
if (!(Get-Module -ListAvailable -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell)) {
    Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell
} 
 
#mit SPO verbinden
Connect-SPOService -Url $AdminSiteURL
 
#Assets Library definieren
Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl $LibraryURL -OrgAssetType OfficeTemplateLibrary